A la hora de preparar cualquier evento tenemos que tener en cuenta algunos factores para que nuestro acontecimiento no sea un caos. La organización y planificación con antelación es imprescindible para que todo salga perfecto.

Cómo preparar un evento vitivinícola

1. Objetivos del evento

Debemos pensar en el objetivo de nuestro evento vitivinícola, ya sea para persuadir a contribuyentes, para educar a la las personas que vengan a nuestro evento o para homenajear el sector del vino.

Enfocar el evento en una tarea concreta facilita el trabajo.

2. Metas

Para que nuestro evento cumpla sus objetivos debemos establecer una serie de metas. Debemos preparar el evento con al menos 3 metas a cumplir, de esta manera si llegamos a las metas una vez que termine habrá resultado útil.

3. Organización

Reune a las personas necesarias para poder llevar a cabo el evento. Trata de organizar a las personas de la manera más eficiente según sus cualidades en el sector.

Todo el mundo debe estar al tanto de los objetivos y metas del evento para lograr una coordinación perfecta y cumplir con el cometido.

4. Presupuesto

Una buena organización en el presupuesto puede reducir los costes del evento. Encontrar voluntarios o aficionados en el sector a cambios de regalos de la empresa organizadora puede ser mas barato que contratar gente.

Establece todos los posibles gastos para luego no llevarte sorpresas.

5. Fecha hora y lugar

Aunque parezca poco importante, elegir un buen lugar y fecha puede determinar las personas que acudirán al evento. Considera los horarios del público que acudirá al evento.

Algunos lugares en los que se realizan los eventos requieren de una reserva, por lo tanto es fundamental tener todo planificado.

6. Logística

Debemos tener todo pensado para llevar nuestros elementos al evento, además algunos materiales como el agua para los oradores son esenciales, además de la publicidad y folletos informativos.

7. Marketing y publicidad

La publicidad es un elemento fundamental de los eventos, debe ser atractiva y sorprendente para que todas las personas que acudan al mismo se queden con la marca y la recuerden.

Existen diversos métodos de publicidad para los eventos, uno de ellos son los roll-ups con diferentes formatos, diseños y tamaños son una buena opción a elegir.

También encontramos banderas publicitarias o expositores con luces para los eventos.

Cuando quedan pocos días para el evento

Cuando está próximo nuestro evento es fundamental tener todo lo anterior preparado. Es muy importante reunirse con nuestro equipo días antes al evento para que todo salga de manera correcta.

Asigna al personal los diferentes roles en el evento y asegúrate de que tengan todo preparado.

Consigue empresas que patrocinen tu evento para poder conseguir algo más de presupuesto. La promoción es fundamental si quieres hacerte oír. Puedes utilizar elementos de publicidad como los mencionados anteriormente, pero además se recomienda repartir folletos informativos sobre el evento días antes.